Tietosuojaseloste
Päivitetty 15.9.2026
1. Rekisterinpitäjä
Hallitustuki, Y-tunnus 2197418-9
Mannerheimintie 15a B, 00260 Helsinki
Sähköposti: posti@hallitustuki.fi
Puhelin: 020 340 200
Tämä seloste koskee Hallitustuki verkkosivustolla, yhteydenotoissa, tarjousmenettelyssä ja asiakkuuksien hallinnassa käsittelemiä henkilötietoja.
Taloyhtiön omassa hallinnossa käsiteltävien osakas-, asukas- ja muiden henkilötietojen rekisterinpitäjä on lähtökohtaisesti kyseinen taloyhtiö. Niiden käsittelyyn sovelletaan taloyhtiön omia tietosuojakäytäntöjä.
2. Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet
Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:
Yhteydenottojen ja tarjouspyyntöjen käsittely
Tietoja käsitellään yhteydenottoon vastaamiseksi, palvelutarpeen arvioimiseksi, tarjouksen laatimiseksi sekä tehtävän soveltuvuuden ja mahdollisten esteellisyyksien selvittämiseksi.
Käsittely perustuu Hallitustuki oikeutettuun etuun käsitellä sille osoitettuja yhteydenottoja ja harjoittaa liiketoimintaansa. Jos rekisteröity on itse sopimuksen osapuoli, käsittely voi perustua myös sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin.
Sopimusten ja asiakassuhteiden hoitaminen
Tietoja käsitellään sopimuksen valmistelemiseksi ja toteuttamiseksi, yhteydenpitoa, asiakassuhteen hoitamista ja laskutusta varten.
Käsittely perustuu sopimukseen, sopimusta edeltäviin toimenpiteisiin tai Hallitustuki oikeutettuun etuun hoitaa taloyhtiön edustajien yhteystietoja.
Lakisääteiset velvoitteet
Laskutus- ja kirjanpitotietoja käsitellään kirjanpito- ja muun sovellettavan lainsäädännön noudattamiseksi.
Verkkosivuston toiminta ja turvallisuus
Teknisiä tietoja käsitellään sivuston toiminnan, tietoturvan ja virhetilanteiden selvittämiseksi. Käsittely perustuu Hallitustuki oikeutettuun etuun ylläpitää turvallista ja toimivaa verkkosivustoa.
Muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö perustuu käyttäjän suostumukseen.
3. Käsiteltävät henkilötiedot
Voimme käsitellä seuraavia tietoja:
nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
henkilön asema tai tehtävä taloyhtiössä
taloyhtiön nimi
valittu tai tiedusteltu palvelu
tieto tehostettua hallitustukea koskevasta valinnasta
lomakkeella, sähköpostissa tai puhelimitse annetut tiedot taloyhtiöstä ja sen tilanteesta
viestit, liitteet ja muu yhteydenpito
tarjous-, sopimus-, asiakkuus-, laskutus- ja kirjanpitotiedot
tehtävän soveltuvuuden ja esteellisyyksien arvioinnissa tarvittavat tiedot
sivuston tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaimen ja laitteen tiedot, ajankohta, lokitiedot sekä evästevalinnat.
Emme pyydä lomakkeilla henkilötunnuksia, terveystietoja tai muita erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Tällaisia tietoja ei tule kirjoittaa lomakkeelle tai tavalliseen sähköpostiin. Jos saamme niitä tarpeettomasti, poistamme ne ilman aiheetonta viivytystä.
4. Tietojen lähteet
Tiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään tai hänen edustamaltaan taloyhtiöltä.
Tarvittaessa taloyhtiötä, sen edustajia ja mahdollisia esteellisyyksiä koskevia tietoja voidaan tarkistaa julkisista lähteistä, kuten yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä ja kaupparekisteristä.
Jos henkilötietoja saadaan muualta kuin rekisteröidyltä, tästä selosteesta kerrotaan viimeistään ensimmäisen yhteydenoton yhteydessä tai muuten tietosuojalainsäädännön edellyttämässä ajassa.
5. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat
Henkilötietoja käsittelevät Hallitustuki valtuuttamat henkilöt sekä seuraavat palveluntarjoajaryhmät siinä laajuudessa kuin palvelun tuottaminen edellyttää:
Webnode AG sekä sen käyttämät verkkosivusto-, palvelin-, sisällönjakelu- ja lomakepalvelujen tarjoajat
sähköpostipalvelun tarjoaja
laskutus- ja kirjanpitopalvelujen tarjoajat
tietotekniikka- ja tietoturvapalvelujen tarjoajat
oikeudelliset neuvonantajat ja vakuutusyhtiöt, jos se on tarpeen oikeudellisen asian käsittelemiseksi.
Webnoden lomakkeilla lähetetyt tiedot tallentuvat Webnoden järjestelmään ja niitä voidaan toimittaa Hallitustuki sähköpostiin.
Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, jos lainsäädäntö sitä edellyttää. Tietoja ei myydä eikä luovuteta ulkopuolisten omaan markkinointiin.
6. Tietojen käsittely EU- ja ETA-alueen ulkopuolella
Sivustopalvelun tarjoaa Sveitsiin sijoittautunut Webnode AG. Sveitsi on Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevan päätöksen piirissä.
Webnoden päivittäisestä toiminnasta vastaa myös Tšekissä toimiva Webnode s.r.o. Webnode voi käyttää palvelunsa tuottamiseen alihankkijoita.
Jos tietoja siirretään muuhun EU- tai ETA-alueen ulkopuoliseen maahan, siirto perustuu Euroopan komission riittävyyspäätökseen tai muihin GDPR mukaisiin suojatoimiin, kuten komission vakiosopimuslausekkeisiin. Lisätietoa sovellettavista siirtoperusteista voi pyytää rekisterinpitäjältä.
7. Säilytysajat
Tietoja säilytetään seuraavasti:
yhteydenotot ja tarjouspyynnöt, jotka eivät johda asiakassuhteeseen: enintään 12 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta
asiakas-, tarjous- ja sopimustiedot: asiakassuhteen ajan ja pääsääntöisesti kolme vuotta sen päättymisestä
oikeudellisen vaatimuksen käsittelyyn tarvittavat tiedot: niin kauan kuin vaatimuksen esittäminen, käsittely tai puolustaminen perustellusti edellyttää
kirjanpitoaineisto: kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan, yleensä kuusi vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyi
tekniset lokitiedot: vain niin kauan kuin niiden säilyttäminen on tarpeen sivuston turvallisuuden, toiminnan ja virhetilanteiden selvittämiseksi
evästevalinnat: evästeen voimassaolon ajan tai siihen saakka, kunnes käyttäjä muuttaa valintaansa.
Samoja poistoaikoja sovelletaan Webnoden lomakehallintaan tallentuneisiin vastauksiin ja sähköpostiin toimitettuihin lomakeviesteihin.
8. Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on tilanteen mukaan oikeus:
saada vahvistus henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastaa tietonsa
pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
pyytää tietojen poistamista
pyytää käsittelyn rajoittamista
vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa käsittelyä
saada itse toimittamansa tiedot siirretyksi järjestelmästä toiseen, kun lain edellytykset täyttyvät
peruuttaa evästeitä tai muuta suostumukseen perustuvaa käsittelyä koskeva suostumuksensa.
Oikeudet eivät ole ehdottomia. Esimerkiksi lakisääteisesti säilytettäviä kirjanpitotietoja ei voida poistaa ennen säilytysajan päättymistä.
Oikeuksia koskevan pyynnön voi lähettää osoitteeseen posti@hallitustuki.fi. Pyynnön esittäjän henkilöllisyys voidaan tarvittaessa varmistaa.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä Tietosuojavaltuutetun toimistolle:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, 00531 Helsinki
tietosuoja.fi
9. Tietojen antamisen pakollisuus
Lomakkeissa tähdellä merkityt tiedot tarvitaan yhteydenottoon vastaamiseksi, tarjouspyynnön käsittelemiseksi tai sopimuksen valmistelemiseksi. Jos tarvittavia tietoja ei anneta, emme välttämättä pysty käsittelemään yhteydenottoa tai laatimaan tarjousta.
10. Automaattinen päätöksenteko
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
11. Evästeet
Sivustolla käytetään sen toiminnan, turvallisuuden ja käyttäjän evästevalintojen muistamisen kannalta välttämättömiä evästeitä. Niiden käyttäminen ei edellytä suostumusta.
Mahdollisia toiminnallisia, suorituskykyä mittaavia tai markkinointiin tarkoitettuja evästeitä käytetään vain käyttäjän etukäteen antamalla suostumuksella. Käyttäjä voi jatkaa sivuston käyttöä pelkillä välttämättömillä evästeillä.
Evästevalintoja voi muuttaa milloin tahansa sivuston footerissa olevan Cookies-linkin kautta.
12. Henkilötietojen suojaaminen
Tietojen käyttöoikeudet rajataan henkilöihin, jotka tarvitsevat tietoja tehtäviensä hoitamiseksi. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia ja edellytämme henkilötietoja käsitteleviltä palveluntarjoajilta tietosuojalainsäädännön noudattamista.
